Executive Assistant

Om jobbet

Arbetsuppgifter

Vi söker efter en driven och organiserad Executive Assistant som är redo att ta sig an en central roll i vår kunds team. Som Executive Assistant kommer du att vara ansvarig för att planera och koordinera olika administrativa uppgifter för att säkerställa en effektiv och smidig drift. Nedan är några av de huvudsakliga ansvarsområdena:

Planering och Koordinering:

- Hantera och underhålla kalendrar och e-postmeddelanden för optimal tidsplanering.

- Förbereda möten, dagordningar och föra protokoll för att säkerställa produktiva sammanträden.

- Organisera både externa och interna möten och evenemang.

- Äga och utveckla den årliga mötesstrukturen för en effektiv verksamhet.

- Ansvara för bokning av affärsresor inklusive flyg, transport och logi.

- Tillhandahålla stöd för personliga behov för chefen.

Administrativt Stöd:

- Ge administrativt stöd till chefen och andra nyckelintressenter.

- Utföra redovisningsrelaterade uppgifter såsom registrering och godkännande av utgifter.

Kommunikation:

- Uppdatera och underhålla kommunikationskanaler så som SharePoint.

- Skapa och granska presentationsmaterial för att säkerställa tydlighet och kvalitet.

Kontorsansvarig:

- Fungera som huvudkontaktpunkt för kontoret för att hantera frågor och behov.

- Se till att kontoret är välkomnande och trivsamt för alla.

Kvalifikationer

- Du har ett par års erfarenhet i rollen som Executive Assistant.

- Du har erfarenhet av att hantera kalendrar, mötesbokningar, resebokningar och liknande arbetsuppgifter.

- Du har erfarenhet av att skapa presentationsmaterial och delta i möten/presentationer.

- Du har erfarenhet av enklare redovisningsuppgifter så som registrering och godkännande av utgifter.

- Du är flytande i svenska, i såväl tal som skrift.

- Du är flytande i engelska, i såväl tal som skrift.

Personliga egenskaper

För uppdraget som Executive Assistant söker vi en kandidat med starka kommunikationsfärdigheter, förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt och som trivs med att arbeta i en dynamisk miljö. Om du är en självgående person som är redo att ta ansvar och bidra till framgången för vår kunds team, så kan du vara den vi letar efter!!

Detta är en konsultanställning på minst 1 år med start i juni.

Bra villkor, kollektivavtal, pension, friskvård etc.

Vi ser fram emot att få ta emot din ansökan!

Headsource är ett rekryterings- och bemanningsföretag med huvudkontor i Stockholm. Vi jobbar lite snabbare, har lite roligare och har över 20 års erfarenhet på marknaden vilket gör att vi hittar kandidater snabbare än någon annan aktör på marknaden. För mer information besök oss på www.headsource.se