Administrativ assistent

Vill du bli vår nya kollega? I Motala, Östergötlands sjöstad, är vi öppna, stolta och nyskapande. Vår kommun är rätt plats för att bidra, utvecklas och trivas. Hos oss får du arbeta med engagerade kollegor, utveckla dig inom ditt område och jobba med det viktigaste som finns. Socialförvaltningen ansvarar för insatser, stöd och service till enskilda och familjer i kommunen. Våra verksamheter styrs främst av LSS-lagen, socialtjänstlagen och hälso- och sjukvårdslagen och ska verkställa insatser reglerade av dessa lagar. Samtliga verksamheter genomsyras av individen i centrum för att tillgodose individens behov. Uppdraget innebär stort kundfokus och serviceanda. Inom äldreomsorgen får du vara med och stötta och göra vardagen bättre för de som behöver stöd. Vi ser fram emot att du vill arbeta hos oss och göra vardagen bättre för de personer vi stödjer och ger service! Strandvägen Enhet har ett 50-tal tillsvidareanställda medarbetare. Enheten består av tre avdelningar för demensomsorg och två avdelningar för somatisk omsorg. Strandvägens enhet ingår i ett verksamhetsområde som består av totalt nio enheter för särskilt boende. ARBETSUPPGIFTER Nu välkomnar vi en administrativ assistent som vill arbeta med varierande arbetsuppgifter i en stödjande funktion för chefer och medarbetare inom äldreomsorgen. Du ansvarar i första hand och till största del för Strandvägens äldreboende men ingår även i ett team som består av verksamhetsområdets alla administratörer. Det innebär ett ansvar för att stödja verksamheterna och samverka i gemensamma frågor. Som administratör får Du en central och värdefull roll hos oss. I rollen är Du delaktig i att fördela och planera resurser på daglig basis. Uppdraget som administratör kan komma att förändras över tid då ett arbete pågår på förvaltningen för att differentiera arbetsuppgifterna på en övergripande nivå. Du har daglig kontakt med medarbetare, chefer och andra interna och externa aktörer, t ex bemanningsenhet, löneenhet, fastighetsservice etc. I dina arbetsuppgifter ingår bl a fakturahantering, anställningsunderlag, beställningar samt till stor del schemaläggning och daglig bemanningsoptimering. För oss är det viktigt med ett helhetsperspektiv på verksamheten, d v s att Du har förmåga att se hur Din insats påverkar verksamhetens alla delar, så som kvalitet, arbetsmiljö och ekonomi Som Administrativ assistent anställs du på Socialförvaltningen men blir placerad på Strandvägen Äldreboende. Vi söker en administratör/planerare till en tillsvidaretjänst men söker även semestervikarier i samma roll inför sommaren 2024. KVALIFIKATIONER Formella kompetenser: - Utbildning inom administration, ekonomi, planering eller annat som arbetsgivaren bedömer likvärdigt. Lång arbetserfarenhet kan kompensera utbildningen, du ska kunna uppvisa dokumenterad arbetserfarenhet av administration. Individuell bedömning. - Erfarenhet av schemaläggning är ett krav då du kommer ha ansvar för schemaläggning och daglig optimering av schema, vilket är av yttersta vikt för verksamheten och en uppgift som kräver mycket. - Starkt meriterande med erfarenhet av administrativ roll inom offentlig verksamhet inkluderad ekonomi. Personliga kompetenser: -Du organisera och planerar ditt arbete väl, arbetar enligt en tydlig process där du slutför det du påbörjat. Du sätter upp tidsramar och håller deadlines. -Arbetar bra med andra människor. Relaterar sig till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du kan anpassa dig och hittar win-win-lösningar genom ett prestigelöst fokus på det gemensamma målet. - Du har de resurser som krävs för förändring eller problemlösning. Du gör ditt bästa genom att göra det du kan just nu. Du hittar snabbt lösningar på uppkomna problem. -Du har förmågan att förstå olika aspekter av ett problem och är kan hitta ideala lösningar på ett effektivt sätt. Du löser problem utan att missa de långsiktiga strategierna. Du ser logik och samband i komplex information eller miljö. Du har förståelse för helheten och hur din planering påverkar verksamheten, från dess ekonomi till arbetsmiljö. ÖVRIGT Tillsättning sker under förutsättning av vederbörliga beslut. Vänligen respektera att vi undanber oss all direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag, som vi inte har avtal med, samt försäljare av ytterligare platsannonser.