Tips till det papperslösa kontoret


Tips till det papperslösa kontoret

Av Kajsa Jacobsson ZIP Kommunikation Öresund

För inte mer än drygt tio år sedan skrev vi ut och arkiverade på olika sätt det mesta vi producerade i pärmar och mappar. Tekniken fanns helt enkelt inte. Fredrik Lyreskog, konsult inom medie-, it- och kommunikationsbranschen, har listat för- och nackdelar med det papperslösa kontoret.

Fördelar med att vara papperslös:

  1. Mindre fysiskt utrymme behövs.
  2. Hitta filer och bli mer effektiv – det är lätt att söka och redigera filer.
  3. Pappersfritt, dvs elektronisk lagring, är mer kostnadseffektivt jämfört med att skriva ut och lagra det på papper.
  4. ”Färgen” på en elektronisk kopia av dina viktiga dokument kommer inte att blekna som bläcket på en papperskopia så småningom gör.
  5. Dokumenten är lättare att överföra från arkivet till personen som kan behöva det.
  6. Du behöver inte betala en assistent för att ständigt göra arkivering åt dig. Med en elektronisk lagring är det enkelt att snabbt spara allt i rätt mapp på hårddisken.

Nackdelar med att vara papperslös:

  1. Elektronisk utrustning är känslig för strömavbrott, repor och liknande. Det finns en risk att förlora data.
  2. Då måste säkerhetskopiera dina dokument och behålla kopian på ett säkert ställe – helst utanför fastigheten.

Det är aldrig för sent att bli papperslös, menar Fredrik Lyreskog som emellertid själv hellre använder ordet pappersfri än papperslös. Som så mycket annat handlar det om att fatta ett beslut att från och med idag inte skriva ut papper längre, men så klart måste man samtidigt bli duktig på att strukturera sina mappar på datorn. Huvudmappar, undermappar, en mapp för varje kund – vi har alla olika sätt att lägga upp strukturen, det viktiga är att man hittar själv. Man måste ju heller inte slänga efterhand om man nu är den typen som gärna sparar, det är bara att köpa mer utrymme till datorn!

Fredrik Lyreskog ger tips om verktyg som är till hjälp i det papperslösa kontoret.

Scanner. Alla papper och foton kan scannas till en elektronisk fil.

Dropbox. En smidig tjänst som fungerar som en virtuell server, vanligen kallad Cloud Computing eller Molnet. När programmet installerats på din dator syns Dropbox som en helt vanlig mapp på datorn. Allt som läggs i den mappen sparas på ditt virtuella konto – alltså inte på din hårddisk. Dessutom kan man bjuda in flera personer till undermappar i Dropbox.

Google Docs. Ett webb-baserat verktyg där du kan bygga upp mappar och ladda upp filer i. Väldigt enkelt om flera personer vill åt samma dokument och där alla snabbt behöver komma åt den senaste versionen av filerna.

Evernote. Ett anteckningsprogram som är enkelt och heltäckande – för små noteringar såväl som hela dokument, bilder, ljud med mera. Du kan enkelt söka och sortera ditt innehåll. Det som lyfter Evernote till en helt ny nivå är att programmet finns att ladda hem för en uppsjö av plattformar; ditt Evernote-konto synkar automatiskt hela tiden.

Läs mer på:
Ett digitalt kontor, en pappersfri livsstil – här är verktygen

Publicerad 2015-05-01


Senaste artiklarna

Så framstår du som motiverad, väl förberedd och närvarande på jobbintervjun
Så framstår du som motiverad, väl förberedd och närvarande på jobbintervjun
En undersökning visar at de tre starkaste intryck du kan lämna efter en jobbintervju, är att du är motiverad, väl förberedd och närvarande. Läs här hur du lyckas med det.
Lagt in 1 juli på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb
Så skriver du din profiltext för ditt CV som ger dig ingång till intervju
Så skriver du din profiltext för ditt CV som ger dig ingång till intervju
Enligt rekryteringsanalysen 2017, läser 80 % av arbetsgivare CV först och 83 % profiltexten. Så hur skal du skriva ditt CV för att komma genom nålsögat? Läs vidare och få råd och tips till texten om din akademiska profil.
Lagt in 1 juni på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb
Framtidsinriktad karriärplanering
Är du orolig för att ditt yrke inte kommer att finnas kvar om tio år? Se då till att skaffa en kompetens som gör att du kan vara en del av den snabba förändringen på dagens arbetsmarknad.
Lagt in 1 oktober 2017 på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb, Företag
Varför är så många besvikna på sitt arbete?
För den som hittar rätt karriärväg innebär arbetet en daglig glädje som engagerar och utmanar. För andra känns arbetet snarare som ett nödvändigt ont, som att offra sin tid och frihet enbart i utbyte mot lönen.
Lagt in 16 september 2017 på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb, Företag
Så bromsar du klockan
Än är undrens tid inte förbi – du kan faktiskt vinna tid genom att ge bort den!
Lagt in 1 september 2017 på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb, Företag
Annons:
Cookies på Jobbsafari

Vi använder cookies för statistik och för att göra webbplatsen mer användarvänlig. Cookies placeras av Jobbsafari och våra samarbetspartner. Klickar du vidare på sidan, accepterar du att det placeras cookies i dessa syften. Läs mer här om vår användning av cookies, inklusive hur du väljer bort cookies.