Organisera, fokusera och automatisera – så får du struktur på arbetsdagen


Organisera, fokusera och automatisera – så får du struktur på arbetsdagen

Av Hedengren Media

Är det rörigt både på skrivbordet och inombords? Lugn, det finns metoder som ser till att alla pusselbitar hamnar på plats. Även du kan bli superstrukturerad.

Vem som helst kan förvandlas till ett strukturproffs om man bara lägger manken till. Det hävdar i alla fall David Stiernholm, författare till boken "Klart! Bli superstrukturerad på 31 dagar". Utgångspunkten är de negativa konsekvenser som blir följden av att allt fler drabbas av informationsstress på grund av en kombination av hög arbetsbelastning, övertid och en sprängfull mailbox.

Svårigheten är att hitta en balans mellan att å ena sidan vilja mycket och prestera optimalt och den andra att även ha roligt och bli stimulerad på jobbet. Och för att det ska vara möjligt gäller det att slippa hålla koll på alla detaljer så att man riskerar att missa helheten.

För att undvika kaos krävs metoder och knep som ger bra struktur i hur man arbetar och hur man hanterar såväl det akuta som får tid över till annat. Förutom att uppnå högre kvalitet på det du presterar blir resultatet bättre sömn och – inte minst viktigt – att du verkligen känner dig ledig när du är ledig. Att du kort sagt mår bättre.

Nyckeln till framgång ligger i begreppen organisera, fokusera och automatisera. Det betyder, för det första, att ha god ordning på information, aktiviteter, projekt och papper (organisera). Inget faller mellan stolarna och det går inte åt onödig tid att hitta sådant du behöver.

För det andra kan du koncentrera dig på det du arbetar med just nu och blir inte splittrad av att du har en massa andra saker i huvudet (fokusera). Avslutningsvis och för det tredje kan du ägna din tid åt det som verkligen är viktigt genom att rationalisera löpande uppgifter (automatisera).

Så här kan vi sammanfatta David Stiernholms väg för att bli mer strukturerad och därmed skaffa sig en bättre överblick över sin arbetssituation:

Ordning och reda

Starta ditt nya liv med att göra en to-do-lista. Där ska det finnas uppgifter som ska göras på direkten – till exempel mejl och telefonsamtal – men också en mer översiktlig bild av kommande projekt och andra utmaningar. Det finns bra webbtjänster som stöd, bland annat www.todoist.com.

Prioritera bättre

Det gäller att inte fastna i ett beteende som innebär att man alltid tar tag i det som känns bråttom. Då är det bättre – och mindre stressande – att prioritera det som är viktigt och bidrar till att uppnå de långsiktiga mål som styr arbetet och verksamheten i övrigt.

Undvik störningsmoment

Hur ser det egentligen ut på din arbetsplats – stökigt på skrivbordet, bullrigt, täckta skärmväggar och whiteboards? Se till att städa bort det värsta, och varför inte använda hörlurar ibland för att få lugn och ro – och kanske njuta av skön musik – och samtidigt markera att du inte vill bli störd.

Effektivisera jobbet

Inte sällan lägger man ner en massa onödig energi på rutinmässiga uppgifter. Det kan vara att skriva ungefär samma typ av mejl flera gånger per dag eller att regelmässigt besvara liknande frågor. Faktum är det finns en massa smarta digitala tjänster som hjälper dig att vinna tid, allt från att skapa en textbank för att återanvända mejlsvar till att hantera offerter.

Publicerad 2015-05-22


Så skriver du ditt CV

Så skriver du ditt CV

Vid många ansökningar är det inte alltid rekryteraren hinner läsa det personliga brevet, det kan då vara bra med en kort inledande text om …

Lagt in 9 maj på Startsida
Så framstår du som motiverad, väl förberedd och närvarande på jobbintervjun
Så framstår du som motiverad, väl förberedd och närvarande på jobbintervjun
En undersökning visar at de tre starkaste intryck du kan lämna efter en jobbintervju, är att du är motiverad, väl förberedd och närvarande. Läs här hur du lyckas med det.
Lagt in 1 december 2018 på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb
Så skriver du din profiltext för ditt CV som ger dig ingång till intervju
Så skriver du din profiltext för ditt CV som ger dig ingång till intervju
Enligt rekryteringsanalysen 2017, läser 80 % av arbetsgivare CV först och 83 % profiltexten. Så hur skal du skriva ditt CV för att komma genom nålsögat? Läs vidare och få råd och tips till texten om din akademiska profil.
Lagt in 1 november 2018 på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb
Så skriver du en bättre jobbansökan
Så skriver du en bättre jobbansökan
För dig som önskar grundläggande kunskap
Lagt in 1 oktober 2018 på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb
5 tips till löneförhandlingen
5 tips till löneförhandlingen
Placera dig på andra sidan av förhandlingsbordet och få 5 tips till löneförhandlingar från en ledare som har förhandlat lön mer än 250 gånger.
Lagt in 1 september 2018 på Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb
Annons:
Cookies på Jobbsafari

För att göra Jobbsafari bättre samlar vi in information från dig som besöker oss med hjälp av cookies. Cookies placeras av Jobbsafari och våra samarbetspartner. Läs mer här om hur vi använder cookies och hur du kan hantera cookies.