Ordning & reda skapar effektivitet och harmoni


Ordning reda effektivitet harmoni

Av Fayme Alm

Hur utförs arbetet på kontoret? Finns det gemensamma riktlinjer eller gör var och en på sitt sätt? Förekommer onödiga rutiner eller tidsödande hantering? Lean Office hjälper företag att handgripligen skapa förbättringar.

Företagets kund står i fokus när Lean Office får i uppdrag att hjälpa en arbetsplats med att öka sin effektivitet. Den kund som vill ha kvalitet och samtidigt betala lägsta möjliga pris.

Så resonerar Lucy Sbrocchi, som tillsammans med Berit Wenngren, driver Lean Office:

”Kunden är mycket mer insatt och krävande än tidigare. Hon eller han undersöker själv och gör jämförelser och vill inte betala för att någon gör något onödigt. Det gäller inte bara själva produktionen utan även back office.”

Lean Office arbetar med att stärka den personliga effektivitet i kombination med lean, ett system för produkteffektivisering som biltillverkaren Toyota var först med.

Det fungerar lika bra på kontoret som på fabriken, säger Lucy Sbrocchi:

”Lean är ett förhållningssätt, en anda som hela tiden strävar efter förbättringar. Det är en fin filosofi för en arbetsplats där medarbetarna vill kunna jobba bättre tillsammans.”

Bra kan alltid bli bättre
När Lucy Sbrocchi och hennes kollega besöker en kund för första gången börjar de med att kartlägga nuläget på kontoret. Detta för att förbättringsområdena ska bli tydligare, säger Lucy Sbrocchi och tillägger:

”Det man inte ser, kan man inte förändra.”

Det handlar också om hur den egna arbetsytan disponeras, så hela personalstyrkan får städa undan sådant som inte används och heller inte kommer att användas. På skrivbordet och på hårddisken.

Stort som smått får uppmärksamhet. Från att sluta sammanställa den ekonomiska rapporten, som ingen läser, till att reducera antal pennor i skrivbordslådan.

Eller att ändra blanketten som kommer varje månad och som de flesta inte klarar av att fylla i korrekt. Lucy Sbrocchi säger att ytterst handlar det om kultur:

”När vi hjälper till med att lösa de arbetsuppgifter som kan tyckas vara obetydliga börjar medarbetarna både att ifrågasätta och komma med idéer. De små stegen leder framåt och bidrar till att man skapar en kultur kring hur man gemensamt jobbar effektivt och flexibelt. Det handlar också om hänsyn till sina kollegor. Det är inte mitt kontor längre, utan vår arbetsplats.”

Enligt Lucy Sbrocchi finns det inget motstånd mot att börja röja upp och se över rutinerna när hela avdelningen gör det gemensamt.

Handlingsplan mot slöseri
För att medarbetarna ska komma fram till en gemensam färdplan för hur man framöver ska arbeta använder Lean Office sig av fem S:

  1. Sortera – skilj ut och avlägsna allt onödigt
  2. Strukturera – arrangera så att du lätt kan hitta det som du behöver
  3. Städa – håll arbetsplatsen ren och snygg
  4. Standard – skapa en tydlig bild över det tänkta tillståndet samt fördela ansvar
  5. Se till, Skapa vana – följ upp och förbättra

Dessa fem S bidrar till att personalen får något att förhålla sig till när man varje vecka träffas framför tavlan där förslagen till effektivitet antecknats, säger Lucy Sbrocchi och tillägger:

”När man får ordning & reda får man också en lugnare miljö. Då blir det lättare att komma igång med arbetet och få mer gjort. Företaget blir mer konkurrenskraftigt samtidigt som medarbetaren upplever att hon eller han gör bättre ifrån sig på jobbet. Det smittar av sig på hemlivet och fritiden.”

Publicerad 2011-06-20


Senaste artiklarna

Framgången väntar runt hörnet
Ingen annan kan bestämma hur dina mål ser ut; de måste du sätta upp på egen hand. Vet du bara vart du vill nå kommer också motivationen som ett brev på posten.
Lagt in 16 juni på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb, Företag
Fler blir hoppjerkor – på gott och ont
Byta jobb kan vara ett plus i karriären, men det gäller att lära sig så mycket som möjligt innan man går vidare.
Lagt in 1 juni på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb, Företag
Är du riktigt klok
Det finns ett antal karaktärsdrag som är typiska för en person som vi brukar uppfatta som klok, förståndig – ja, till och med vis.
Lagt in 15 maj på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb, Företag
Mångfald med förhinder
Andelen chefer som är födda utomlands eller som har två utrikes födda föräldrar är fortfarande låg. Däremot finns det förhållandevis många egenföretagare med utländsk bakgrund.
Lagt in 1 maj på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb, Företag
5 anledningar att söka jobb utomlands
Funderar du på att söka jobb utanför Sverige, men kämpar med den välbekanta osäkerheten? Här finner du fem anledningar till varför du inte bör tveka utan ta chansen när den presenterar sig.
Lagt in 17 april på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb, Företag
Annons:
Cookies på Jobbsafari

Vi använder cookies för trafikmätning och för att optimera webbplatsens innehåll. Det kommer att lagras cookies från Jobbsafari och våra partners. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du våra cookies på din dator. Läs mer om våra cookies.