Ordning & reda skapar effektivitet och harmoni


Ordning reda effektivitet harmoni

Av Fayme Alm

Hur utförs arbetet på kontoret? Finns det gemensamma riktlinjer eller gör var och en på sitt sätt? Förekommer onödiga rutiner eller tidsödande hantering? Lean Office hjälper företag att handgripligen skapa förbättringar.

Företagets kund står i fokus när Lean Office får i uppdrag att hjälpa en arbetsplats med att öka sin effektivitet. Den kund som vill ha kvalitet och samtidigt betala lägsta möjliga pris.

Så resonerar Lucy Sbrocchi, som tillsammans med Berit Wenngren, driver Lean Office:

”Kunden är mycket mer insatt och krävande än tidigare. Hon eller han undersöker själv och gör jämförelser och vill inte betala för att någon gör något onödigt. Det gäller inte bara själva produktionen utan även back office.”

Lean Office arbetar med att stärka den personliga effektivitet i kombination med lean, ett system för produkteffektivisering som biltillverkaren Toyota var först med.

Det fungerar lika bra på kontoret som på fabriken, säger Lucy Sbrocchi:

”Lean är ett förhållningssätt, en anda som hela tiden strävar efter förbättringar. Det är en fin filosofi för en arbetsplats där medarbetarna vill kunna jobba bättre tillsammans.”

Bra kan alltid bli bättre
När Lucy Sbrocchi och hennes kollega besöker en kund för första gången börjar de med att kartlägga nuläget på kontoret. Detta för att förbättringsområdena ska bli tydligare, säger Lucy Sbrocchi och tillägger:

”Det man inte ser, kan man inte förändra.”

Det handlar också om hur den egna arbetsytan disponeras, så hela personalstyrkan får städa undan sådant som inte används och heller inte kommer att användas. På skrivbordet och på hårddisken.

Stort som smått får uppmärksamhet. Från att sluta sammanställa den ekonomiska rapporten, som ingen läser, till att reducera antal pennor i skrivbordslådan.

Eller att ändra blanketten som kommer varje månad och som de flesta inte klarar av att fylla i korrekt. Lucy Sbrocchi säger att ytterst handlar det om kultur:

”När vi hjälper till med att lösa de arbetsuppgifter som kan tyckas vara obetydliga börjar medarbetarna både att ifrågasätta och komma med idéer. De små stegen leder framåt och bidrar till att man skapar en kultur kring hur man gemensamt jobbar effektivt och flexibelt. Det handlar också om hänsyn till sina kollegor. Det är inte mitt kontor längre, utan vår arbetsplats.”

Enligt Lucy Sbrocchi finns det inget motstånd mot att börja röja upp och se över rutinerna när hela avdelningen gör det gemensamt.

Handlingsplan mot slöseri
För att medarbetarna ska komma fram till en gemensam färdplan för hur man framöver ska arbeta använder Lean Office sig av fem S:

  1. Sortera – skilj ut och avlägsna allt onödigt
  2. Strukturera – arrangera så att du lätt kan hitta det som du behöver
  3. Städa – håll arbetsplatsen ren och snygg
  4. Standard – skapa en tydlig bild över det tänkta tillståndet samt fördela ansvar
  5. Se till, Skapa vana – följ upp och förbättra

Dessa fem S bidrar till att personalen får något att förhålla sig till när man varje vecka träffas framför tavlan där förslagen till effektivitet antecknats, säger Lucy Sbrocchi och tillägger:

”När man får ordning & reda får man också en lugnare miljö. Då blir det lättare att komma igång med arbetet och få mer gjort. Företaget blir mer konkurrenskraftigt samtidigt som medarbetaren upplever att hon eller han gör bättre ifrån sig på jobbet. Det smittar av sig på hemlivet och fritiden.”

Publicerad 2011-06-20


Senaste artiklarna

Sträck på dig
Sträck på dig!
Ditt kroppsspråk ger tydliga signaler om hur du mår och påverkar även förmågan att lösa problem och få andra att lyssna på dig.
Lagt in 1 december på Startsida
Planera karriären
Planera karriären
Handen på hjärtat – vet du verkligen vad som är viktigt för dig i jobbet på kort och lång sikt? Det är kanske hög tid att sätta upp mål och ta fram en handlingsplan för ditt fortsatta yrkesliv!
Lagt in 1 november på Startsida
Anger Management
Anger Management
Har du svårt att hålla tillbaka ilskan? Då är det dags att ta tag i problemet - ett hetlevrat temperament kan vara ett hot mot både karriären och privatlivet.
Lagt in 1 oktober på Startsida
Sluta hacka på dig själv!
Sluta hacka på dig själv!
Den som har förmågan att hysa medkänsla med sig själv hanterar sina relationer bättre, är mer nyfiken och känner större livsglädje.
Lagt in 1 augusti på Startsida
Så vinner du en extra timme
Så vinner du en extra timme
Du är inte ensam om att känna att tiden aldrig räcker till. Arbete, träning, hämta på dagis, laga mat – och så ska man sova också!
Lagt in 1 juli på Startsida
Annons:
AIDS-Fondet