Ordning & reda skapar effektivitet och harmoni


Ordning reda effektivitet harmoni

Av Fayme Alm

Hur utförs arbetet på kontoret? Finns det gemensamma riktlinjer eller gör var och en på sitt sätt? Förekommer onödiga rutiner eller tidsödande hantering? Lean Office hjälper företag att handgripligen skapa förbättringar.

Företagets kund står i fokus när Lean Office får i uppdrag att hjälpa en arbetsplats med att öka sin effektivitet. Den kund som vill ha kvalitet och samtidigt betala lägsta möjliga pris.

Så resonerar Lucy Sbrocchi, som tillsammans med Berit Wenngren, driver Lean Office:

”Kunden är mycket mer insatt och krävande än tidigare. Hon eller han undersöker själv och gör jämförelser och vill inte betala för att någon gör något onödigt. Det gäller inte bara själva produktionen utan även back office.”

Lean Office arbetar med att stärka den personliga effektivitet i kombination med lean, ett system för produkteffektivisering som biltillverkaren Toyota var först med.

Det fungerar lika bra på kontoret som på fabriken, säger Lucy Sbrocchi:

”Lean är ett förhållningssätt, en anda som hela tiden strävar efter förbättringar. Det är en fin filosofi för en arbetsplats där medarbetarna vill kunna jobba bättre tillsammans.”

Bra kan alltid bli bättre
När Lucy Sbrocchi och hennes kollega besöker en kund för första gången börjar de med att kartlägga nuläget på kontoret. Detta för att förbättringsområdena ska bli tydligare, säger Lucy Sbrocchi och tillägger:

”Det man inte ser, kan man inte förändra.”

Det handlar också om hur den egna arbetsytan disponeras, så hela personalstyrkan får städa undan sådant som inte används och heller inte kommer att användas. På skrivbordet och på hårddisken.

Stort som smått får uppmärksamhet. Från att sluta sammanställa den ekonomiska rapporten, som ingen läser, till att reducera antal pennor i skrivbordslådan.

Eller att ändra blanketten som kommer varje månad och som de flesta inte klarar av att fylla i korrekt. Lucy Sbrocchi säger att ytterst handlar det om kultur:

”När vi hjälper till med att lösa de arbetsuppgifter som kan tyckas vara obetydliga börjar medarbetarna både att ifrågasätta och komma med idéer. De små stegen leder framåt och bidrar till att man skapar en kultur kring hur man gemensamt jobbar effektivt och flexibelt. Det handlar också om hänsyn till sina kollegor. Det är inte mitt kontor längre, utan vår arbetsplats.”

Enligt Lucy Sbrocchi finns det inget motstånd mot att börja röja upp och se över rutinerna när hela avdelningen gör det gemensamt.

Handlingsplan mot slöseri
För att medarbetarna ska komma fram till en gemensam färdplan för hur man framöver ska arbeta använder Lean Office sig av fem S:

  1. Sortera – skilj ut och avlägsna allt onödigt
  2. Strukturera – arrangera så att du lätt kan hitta det som du behöver
  3. Städa – håll arbetsplatsen ren och snygg
  4. Standard – skapa en tydlig bild över det tänkta tillståndet samt fördela ansvar
  5. Se till, Skapa vana – följ upp och förbättra

Dessa fem S bidrar till att personalen får något att förhålla sig till när man varje vecka träffas framför tavlan där förslagen till effektivitet antecknats, säger Lucy Sbrocchi och tillägger:

”När man får ordning & reda får man också en lugnare miljö. Då blir det lättare att komma igång med arbetet och få mer gjort. Företaget blir mer konkurrenskraftigt samtidigt som medarbetaren upplever att hon eller han gör bättre ifrån sig på jobbet. Det smittar av sig på hemlivet och fritiden.”

Publicerad 2011-06-20


Så framstår du som motiverad, väl förberedd och närvarande på jobbintervjun
Så framstår du som motiverad, väl förberedd och närvarande på jobbintervjun
En undersökning visar at de tre starkaste intryck du kan lämna efter en jobbintervju, är att du är motiverad, väl förberedd och närvarande. Läs här hur du lyckas med det.
Lagt in 1 december på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb
Så skriver du din profiltext för ditt CV som ger dig ingång till intervju
Så skriver du din profiltext för ditt CV som ger dig ingång till intervju
Enligt rekryteringsanalysen 2017, läser 80 % av arbetsgivare CV först och 83 % profiltexten. Så hur skal du skriva ditt CV för att komma genom nålsögat? Läs vidare och få råd och tips till texten om din akademiska profil.
Lagt in 1 november på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb
Så skriver du en bättre jobbansökan
Så skriver du en bättre jobbansökan
För dig som önskar grundläggande kunskap
Lagt in 1 oktober på Startsida, Informationsteknik, Ingenjör och teknik, Chefsjobb och personal, Detaljhandel och service, Industri och hantverk, Försäljning och kommunikation, Undervisning, Kontor och ekonomi, Socialt och hälso- och sjukvård, Övriga jobb
Ny geofunktion förbättrar din jobbsökning
Ny geofunktion förbättrar din jobbsökning
Kanske funderar du över var du helst vill arbeta – det gör de allra flesta när de söker nytt jobb. Därför har vi gjort det enklare för dig att söka arbete inom ett specifikt område – vanligtvis inom en viss radie runt din bostad – med vår nya funktion områdessökning.
Lagt in 1 september på Startsida
Annons:
Cookies på Jobbsafari

Vi använder cookies för statistik och för att göra webbplatsen mer användarvänlig. Cookies placeras av Jobbsafari och våra samarbetspartner. Klickar du vidare på sidan, accepterar du att det placeras cookies i dessa syften. Läs mer här om vår användning av cookies, inklusive hur du väljer bort cookies.